Jenis Jenis Pekerjaan kantor

Saat ini pekerjaan kantor semakin berkembang baik dari jenis pekerjaannya ataupun dari jumlah yang dikerjakannya atapun dari peralatan yang digunakannya.

Namun demikian sebagaimana arti dari pekerjaan kantor itu sendiri, yaitu mengatur dan mencatat kejadian-kejadian yang dijalankan sehingga menjadi keterangan yang berguna bagi perkantoran itu sendiri ataupun bagi yang memiliki kepentingan terhadapnya yang dalam melaksanakan pekerjaan kantor selalu menggunakan alat baik mesin-mesin maupun manual, sehingga membantu mutu pekerjaan,memudahkan pengawasan dan menghemat biaya, tenaga, dan waktu, maka pekerjaan kantor dapat dibagi dalam kelompok sebagai berikut :

1. Mengumpulkan/menghimpun, yaitu  kegiatan  mencari  dan mengusahakan tersedianya segala keterangan yang tadinya belum ada atau berserakan di mana-mana, menjadi siap dipergunakan bilamana diperlukan.

2. Mencatat, yaitu kegiatan membubuhkan atau emndaftar dengan berbagai macam peralatan sesuai dengan perkembangan teknologi modern dan kebutuhan keterangan atau kebutuhan informasi yang diperlukan, sehingga wujudnya langsung siap pakai.

3. Mengolah, yaitu macam-macam kegiatan mengerjakan keterangan dengan maksud menyajikan dalam bentuk yang lebih berguna, lebih mudah dipahami, lebih tertelusur.

4. Menggandakan, yaitu kegiatan memperbanyak dengan berbagai cara dan alat, sebanyak jumlah yang diperlukan sesui dengan kebutuhan.

5. Menyimpan, yaitu kegiatan menaruh atau melekatkan dengan berbagai cara dan alat tempat tertentu sehingga sistematis dan aman dan mudah untuk pencarian.


Pengelompokan Pekerjaan Kantor Di atas, merupakan tugas-tugas rutin dan berkesinambungan atau terus menerus serta dilakukan dengan berbagai cara sesuai dengan kebutuhan dan perkembangan teknologi, antara lain berupa pekerjaan tulis-menulis, mengetik, menghitung, membuat jadwal, grafik analisa.

Pekerjaan Tulis Menulis

Pada dasarnya semua pekerjaan kantor (tata kerja, prosedur kerja dan sistem kerja), dinyatakan secara tertulis dan disusun sistematis sebagai produk kantor yang siap disajikan bila  mana  diperlukan.  Salah  satu  produk  kantor tersebut adalah warkat atau surat yang setiap catatan tertulis maupun bergambar, sebagai  bahan  laporan  factual  (keadaan sebenarnya), actual (hangat) dan reliable (nyata).

Setiap kantor, baik kantor pemerintah maupun sawasta, besar maupun kecil, setiap hari banyak menerima maupun mengirim surat yang jumlahnya tentu tergantung besar kecilnya kantor. Kantor yang besar dan luas jangkauannya memerlukan lebih banyak surat yang harus ditangani dari pada kantor yang sempit ruang lingkupusahanya.

Namun semua itu harus mendapatkan perhatian yang besar, agar memberi kesan yang baik dan menumbuhkan kepercayaan dari pihak luar/masyarakat. Kantor yang berhasil menciptakan kesan yang baik merupakan promosi secara tidak langsung, dan sebagai hasilnya dapat menambah relasi/hubungan lebih luas.

Dari uraian di atas dapat disimpulkan bahwa pekerjaan tulis-menulis adalah kegiatan mencatat (menulis) surat dengan berbagai peralatan (alat-alat tulis) tentang keterangan yang diperlukan sehingga berwujud tulisan yang dapat dibaca, dikirim dan disimpan.

Mengetik

Pekerjaan mengetik pada dasarnya merupakan pekerjaan jurutulis. Bahan yang diketik antara lain adalah seperti surat, nota, memo, naskah-naskah perjanjian, catatan neraca pembukuan dan laporan-laporan.

Tujuan Pekerjaan Mengetik Antara Lain:
a. Menghemat tenaga dan waktu dalam memperbanyak surat.
b. Mempercepat pekerjaan tulis menulis.
c. Tersedianya arsip warkat/surat yang teratur dan sah.
d. Keseragaman dalam menjalin, terutama kalau jumlahnyabanyak.
e. Praktis.

Keterampilan mengetik bagi pegawai tata usaha merupakan syarat dasar untuk melaksanakan pekerjaan kantor. Juru tik yang efektif ialah mereka yang berketerampilan mengetik di atas 250 hentakan per menit.

Setiap pegawai tata usaha (terutama juru tik) diharapkan memiliki kemampuan dengan kecepatan mini-mal 250 hpm selain itu harus memiliki pengetahuan teknik yang baik dalam menulis, bentuk-bentuk surat (dinas maupun niaga), tanda-tanda koreksi, jenis-jenis kertas dan ukuran kertas.

Pekerjaan Menghitung

Pekerjaan  menghitung  pada  umumnya  lebih  banyak berhubungan dengan masalah uang. Sebagaimana diketahui bahwa setiap organisasi, kantor atau badan usaha lainnya, pasti terlibat dengan uang sebab setiap kegiatan pasti membutuhkan biaya.

Biaya yang bersumber itu dari uang masuk. Dalam istilah pembukuan, uang dikeluarkan itu disebut pengeluaran dan uang masuk disebut pendapatan atau penerimaan.

Pekerjaan kantor tidak pernah berhenti sepanjang organisasi tersebut masih berdiri, iniberarti masih ada pekerjaan-pekerjaan rutin setiap hari yang berarti ada pengeluaran rutin dan untuk membiayainya harus ada penerimaan rutin.

Bagi kantor pemerintah, pendapatan rutin bersumber dari Anggaran Pendapatan Belanja Negara (APBN) sedang bagi kantor atau jasa, hasil sewa atau kontrak barang dan bunga bank, sedangkan pengeluaran rutin (Pemerintah maupunswasta) antara lain terdiri dari:

a. Belanja pegawai, seperti pembayaran gaji, lembur, tunjangan kesehatan, dan sebagainya.
b. Belanja barang, seperti pembelian alat tulis kantor, peralatan dan mesin-mesin.
c. Biaya transportasi, seperti antar jemput pegawai, pengiriman surat atau barang dan sebagainya.
d. Biaya lain-lain, seperti pemeliharaan peralatan kantor, biayarapat, biaya penataran, biaya tamu dan sebagainya.

Semua penerimaan dan pengeluaran tersebut harus dihitung dan dibukukan menurut cara tertentu, yang dinamakan tata buku.

Pekerjaan membuat jadwal, grafik analisis

Dengan bertambah luasnya kegiatan yang harus dilakukan, bertambah besarnya organisasi dan bertambahnya jumlah pegawai serta adanya perkembangan atau kemajuan yang dicapai, tentu mengakibatkan pula bertambah banyaknya pekerjaan operasional yang harus dilakukan.
Setiap pegawai, pada umumnya tentu menginginkan agar pekerjaan dapat dilakukan dengan cepat, tepat, mudah, prektis danefisien. Untuk maksud tersebut maka diperlukan adalah analisis.

Analisis ini diperlukan untuk penyederhanan kerja secara rasional dengan berbagai cara, diantaranya dengan membuat jadwal, grafik analisis.

Jadwal merupakan perencanaan terhadap penyelesaian suatu pekerjaan yang memerlukan proses tindak lanjut. Jadwal juga diartikan sebagai pembagian pekerjaan berdasarkan waktu.

Jadwal yang telah disusun yang biasanya ditulis pada papan atau kertas yang lebar dan khusus dan digantung disekitar ruangkantor yang strategis, agar semua pegawai mengetahui kegiatan-kegiatan apa saja yang akan dilakukan disamping pekerjaan rutin. Format jadwal dibuat sesuai dengan kebutuhan kantor yang bersangkutan, sehingga mungkin saja format jadwal pada kantor A berbeda dengan formatkantor B

Grafik analisis merupakan pengamatan atau evaluasi dari jadwal kegiatan yang dilakukan apakah sudah berjalan atau belum, selain itu grafik analisis ini juga mengandung alasan - alasan kenapa tidak terlaksana jika jadwal tidak terlaksana dan mengandung komentar - komentar jika jadwal sudah terlasana.

Jadwal dan grafik analis ini dibuat tidak lain adalah untuk membuat kegiatan kegiatan perkanoran berjalan secara efektif dan evisien.

Lokasi:

Berbagi :